Iedere school uit Rotterdam en omgeving kan meedoen aan EAF met als voorwaarde dat alle spelers tijdens de festivalweek naar elkaars voorstelling komen kijken. Als school bepaal je zelf met hoeveel spelers je mee doet en wie de voorstelling met de jongeren maakt. Dit kan zijn de theaterdocent van de school, maar Hofplein kan ook een theaterdocent aan de school koppelen, mochten jullie zelf geen docent hebben die de voorstelling kan maken. De scholen gaan vervolgens aan de slag met het thema van het festival en geven hier zelf invulling aan.

Aan het begin van het nieuwe schooljaar komen alle makers samen voor een opstartvergadering. Nieuw deelnemende scholen kunnen hierbij kennis maken met de andere makers, vertellen kort of ze al zijn gestart met repeteren en het speelschema wordt gemaakt. Daarna gaan zij zelf aan de slag en komen voor het eerst weer bij elkaar tijdens de Kick-off. In de week vóór de start van het festival vindt er met iedere maker een techniekbespreking plaats. Hierbij geven zij aan de technische dienst door welk technisch materiaal zij nodig hebben voor hun voorstelling en bespreken zij lichtplan, script en decor. Na het festival volgt ook nog een evaluatie met alle makers, waarbij wordt teruggeblikt, maar ook alvast vooruit wordt gekeken en het thema voor de komende editie wordt bepaald.

Ieder jaar wordt het randprogramma van het festival verzorgd door studenten van ArtEZ die de opleiding volgen tot theater docent. Een week van tevoren komen zij in het Hofpleintheater bij elkaar en werken daar aan het randprogramma. Met het thema van dat jaar gaan zij aan de slag om een leuk prikkelend programma op te zetten wat de bezoekers van het festival alvast in de stemming brengt en het festival extra kleur geeft.